Datenschutzordnung des Deutschen Schwerhörigen Sportverband e.V.

Im Verband werden personengebundene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, sowohl unter Verwendung automatisierter Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verband unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) sowie der ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Nach § 10 Abs. 5 b) der Verbandssatzung hat das Hauptpräsidium bei seiner Sitzung am 04. Mai 2019 folgende Datenschutzordnung beschlossen: 

§ 1 Regelungsbereich und Grundsätze 

1. Mit Beitritt in den Deutschen Schwerhörigen Sportverband e.V. erklärt sich das Mitglied damit einverstanden, dass seine personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Der Verband erhebt diese Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung der Verbandsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung. Erhoben werden Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Vereinszugehörigkeit, Bankverbindung und Emailadresse. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen der Geschäftsstelle gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Nummer zugeordnet. 
2. Verbandsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Verbands, keinen Zugriff auf die personengebundenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder heraus gegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen zustimmen. 
3. Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Verbandsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verband Daten erhoben oder erhalten hat. 
4. Der Verband erhebt Daten von anderen Personen als von Verbandsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen, Sponsoren, Spendern, Kursbesuchern), soweit dies für berechtigte Interessen des Verbands notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen. Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Verbandsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verband notwendige und freiwillige Daten (notwendige Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum; freiwillige Daten: Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bekleidungsgrößen, sportartrelevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergikern, Kontodaten, Teilnahme und Platzierungen an Wettkämpfen, sportliche Qualifikationen die außerhalb des Vereins erworben wurden). 
5. Der Verband erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Fachwarten, Angestellten (Vollzeit, Teilzeit, Mini-Job), Kassenprüfern sowie weiteren Funktionsträgern des Verbands soweit diese Daten für die Verwirklichung der Verbandsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Verbands notwendig sind. 
6. Der Verband erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Homepage die ungekürzte IP Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS-Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über das Kontaktformular bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt. 
7. Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe von Mannschaftsaufstellungen, Spielergebnissen und der dienstlichen Erreichbarkeit von Funktionsträgern. Bei Teilnahme der Verbandsmitglieder an öffentlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekannt gegeben, Soweit für die Wertung relevant, werden zusätzlich Geschlecht und Jahrgang des Mitglieds bekannt gegeben. 
8. Weiterhin werden im Rahmen von Ligaspielen, Turnieren oder Wettkämpfen personenbezogene Daten an Verbände gemeldet. Übermittelt werden dabei ggf. Name, Alter, Geschlecht und Mitgliedsnummer, bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitgliedern) die vollständige Adresse mit Telefonnummer, Emailadresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. 
9. Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, so ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt. 
10. Im Internet wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern wird ein Kontaktformular über eine verbandseigene Mailadresse bereitgestellt. Dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger weitergeleitet wird. Weitergehende personengebundene Daten der Funktionsträger (Vita) werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht. 
11. Pressemitteilungen und Auskünfte gehen zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interessen der Mitglieder dem nicht entgegenstehen. Das einzelne Mitglied kann einer solchen Veröffentlichung jederzeit widersprechen. 
12. Anhand dieser Datenschutzordnung werden die Verbandsmitglieder über die Datennutzung des Deutschen Schwerhörigen Sportverband e.V. informiert. 

 § 2 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten 

Zur Gewährleistung des Datenschutzes wird nach § 37 DSGVO ein Datenschutzbeauftragter bestellt. Dieser ist dem Vorstand unmittelbar unterstellt und in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei. Er hat uneingeschränkten Zugang zu den erhobenen Daten und ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er nicht davon durch den Betroffenen befreit wird. Jedes Mitglied hat das Recht, sich jederzeit mit Fragen und Anträgen an den Datenschutzbeauftragten zu wenden, der Auskunft über die wesentlichen Bestimmungen der DSGVO erteilt. Soweit die Voraussetzungen für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach dem BDSG nicht gegeben sind, hat der Vorstand der Gliederung die nachfolgenden Pflichten zu erfüllen. 

§ 3 Erstellen und aktualisieren der Verfahrensverzeichnisse 

1. Zur Feststellung datenschutzkonformer Datenverarbeitung werden Verfahrensverzeichnisse geführt. Hierbei ist für jedes Verfahren ein eigenes Verzeichnis zu erstellen und regelmäßig (mindestens jährlich oder bei Veränderung) auf Aktualität und Vollständigkeit zu prüfen und zu ergänzen. Unter Verfahren ist die Gesamtheit an Verarbeitungen zu verstehen, mit denen eine oder mehrere miteinander verbundene Zweckbestimmung(en) realisiert werden sollen. Ein Verfahren kann danach eine Vielzahl von Datenverarbeitungsdateien umfassen. 
2. Im Verfahrensverzeichnis werden alle aktuellen Zugriffsberechtigungen auf personenbezogene Daten aufgeführt. 
3. Verantwortlich für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses ist der jeweils durch den Vorstand bestimmte Verfahrensverantwortliche. Dieser legt, soweit bestellt, dem Datenschutzbeauftragten, das Verfahrensverzeichnis vor. Ist ein Datenschutzbeauftragter nicht bestellt, hat der Vorstand die Verfahrensverzeichnisse zu erstellen und zu prüfen. 
4. Ergibt die Prüfung des Verfahrensverzeichnisses, dass die Erhebung, Speicherung oder Nutzung personenbezogener Daten (Datenverarbeitung) unzulässig ist, ist das Verfahren datenschutzkonform umzustrukturieren. Ist auch dies nicht möglich, ist die Datenverarbeitung einzustellen und erhobene Daten unverzüglich zu löschen. 

 § 4 Vorabkontrolle 

Wenn besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen durch die Datenverarbeitung drohen, ist eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten gemäß §37 DSGVO, anderenfalls durch den Vorstand durchzuführen. Dies ist insbesondere dann gegeben, wenn besondere Arten personenbezogener Daten nach EU-DSGVO verarbeitet werden oder die Verarbeitung der Daten der Bewertung der Persönlichkeit des Betroffenen dienen soll einschließlich seiner Fähigkeiten, seiner Leistung und seines Verhaltens. Besondere Arten personenbezogener Daten sind Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben. 

§ 5 Löschen und Sperren 

1. Beim Austritt oder Tod werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten es austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Geschäftsstelle aufbewahrt. 
2. Die Voraussetzungen der Sperrung und Löschung sind in Art 16 und 17 EU-DSGVO geregelt. 
3. Der Vorstand legt in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten die regelmäßigen Löschfristen für die einzelnen Verfahren schriftlich fest. 

 § 6 Technische und organisatorische Maßnahmen 

1. Der Vorstand trifft in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten für jedes Verfahren technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne DSGVO. Darüber hinaus werden allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert. 
2. Der Verein trifft Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik, um die Sicherheit personengebundener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen, sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören: 
3. Zugangskontrolle und Beschränkungen zu den Datenverarbeitungssystemen (online/offline) über Benutzername und Passwort 
4. Verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Online-Formulare 
5. Verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem 
6. Verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (@d-s-s-v.de) 
7. Zugangskontrolle und -beschränkung zu manuellen Dokumenten (abschließbare Schränke) 
8. Zentrale Datenablage auf einem Server mit: 
9. Festplattenredundanz 
10. Berechtigungsstruktur welches das Vereinszugriffskonzept wieder spiegelt. 
11. Mandantenfähigkeit 
12. Firewallschutz für Ein- und ausgehend Datenverkehr mit Protokollierung von Angriffen 
13. Malwareschutz auf allen beteiligten Systemen 
14. Sichere Dokumentation der Zugriffsverfahren inkl. Zugangsdaten 
15. Ihre uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden durch Ergreifung aller technischen sowie organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind. Bei Versendung von sehr sensiblen Daten oder Informationen ist es empfehlenswert, den Postweg zu nutzen, da eine vollständige Datensicherheit per E-Mail nicht gewährleistet werden kann. 

 § 7 Homepage 

1. Der Websitebetreiber erhebt, nutzt und gibt Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies im gesetzlichen Rahmen erlaubt ist oder Sie in die Datenerhebung einwilligen. Als personenbezogene Daten gelten sämtliche Informationen, welche dazu dienen, Ihre Person zu bestimmen und welche zu Ihnen zurückverfolgt werden können – also beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer. 
2. Wir, der Websitebetreiber bzw. Seitenprovider, erheben aufgrund unseres berechtigten Interesses (s. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Daten über Zugriffe auf die Website und speichern diese als „Server-Logfiles“ auf dem Server der Website ab. Folgende Daten werden so protokolliert: 
3. Besuchte Website 
4. Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes 
5. Menge der gesendeten Daten in Byte 
6. Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten 
7. Verwendeter Browser 
8. Verwendetes Betriebssystem 
9. Verwendete IP-Adresse 
10. Die Server-Logfiles werden für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die Speicherung der Daten erfolgt aus Sicherheitsgründen, um z. B. Missbrauchsfälle aufklären zu können. Müssen Daten aus Beweisgründen aufgehoben werden, sind sie solange von der Löschung ausgenommen bis der Vorfall endgültig geklärt ist. 
11. Gängige Browser bieten die Einstellungsoption, Cookies nicht zuzulassen. Hinweis: Es ist nicht gewährleistet, dass Sie auf alle Funktionen dieser Website ohne Einschränkungen zugreifen können, wenn Sie entsprechende Einstellungen vornehmen. 
12. Nehmen Sie mit uns als Websitebetreiber durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten Verbindung auf, werden Ihre Angaben gespeichert, damit auf diese zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage zurückgegriffen werden kann. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben.  

§ 8 Google Maps

In unserem Internetauftritt setzen wir Google Maps zur Darstellung unseres Standorts sowie zur Erstellung einer Anfahrtsbeschreibung ein. Es handelt sich hierbei um einen Dienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend nur „Google“ genannt.  

Durch die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild („EU-US Privacy Shield“)  

https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active  

garantiert Google, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden.  

Um die Darstellung bestimmter Schriften in unserem Internetauftritt zu ermöglichen, wird bei Aufruf unseres Internetauftritts eine Verbindung zu dem Google-Server in den USA aufgebaut.  

Sofern Sie die in unseren Internetauftritt eingebundene Komponente Google Maps aufrufen, speichert Google über Ihren Internet-Browser ein Cookie auf Ihrem Endgerät. Um unseren Standort anzuzeigen und eine Anfahrtsbeschreibung zu erstellen, werden Ihre Nutzereinstellungen und -daten verarbeitet. Hierbei können wir nicht ausschließen, dass Google Server in den USA einsetzt.  

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Optimierung der Funktionalität unseres Internetauftritts.  

Durch die so hergestellte Verbindung zu Google kann Google ermitteln, von welcher Website Ihre Anfrage gesendet worden ist und an welche IP-Adresse die Anfahrtsbeschreibung zu übermitteln ist.  

Sofern Sie mit dieser Verarbeitung nicht einverstanden sind, haben Sie die Möglichkeit, die Installation der Cookies durch die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Internet-Browser zu verhindern. Einzelheiten hierzu finden Sie vorstehend unter dem Punkt „Cookies“.  

Zudem erfolgt die Nutzung von Google Maps sowie der über Google Maps erlangten Informationen nach den Google-Nutzungsbedingungen https://policies.google.com/terms?gl=DE&hl=de und den Geschäftsbedingungen für Google Maps https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html.  

Überdies bietet Google unter  

https://adssettings.google.com/authenticated  

https://policies.google.com/privacy  

weitergehende Informationen an.

 

§ 9 Sicherung der Betroffenenrechte 

1. Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet 
2. Wir werden diese Richtlinien zum Schutz Ihrer persönlichen Daten von Zeit zu Zeit aktualisieren. Sie sollten sich diese Richtlinien gelegentlich ansehen, um auf dem Laufenden darüber zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen und die Inhalte unserer Website stetig verbessern. Sollten wir wesentliche Änderungen bei der Sammlung, der Nutzung und/oder der Weitergabe der uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten vornehmen, werden wir Sie durch einen eindeutigen und gut sichtbaren Hinweis auf der Website darauf aufmerksam machen. Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit den Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.